経営者のヒント
ホームページ制作会社と連絡が取れないときの対処法｜まず確認したい7つのこと
ホームページ制作会社と連絡が取れないとき
慌てて作り直す前に、
まず確認しておきたいことがあります。
「ホームページを作った会社にメールしても返事がない」「電話をしてもつながらない」。そんな状態になると、修正や更新だけでなく、この先ホームページをどう管理すればよいのか不安になるものです。
ただし、制作会社と連絡が取れないからといって、すぐにホームページを作り直さなければならないとは限りません。
まずは現在のホームページがどういう状態なのか、そして自社にどの管理情報が残っているのかを順番に確認していきましょう。
最初に確認したいポイント
本当に会社全体と連絡できない状態か
現在も正常に表示・動作しているか
ドメイン・サーバー・WordPressが分かるか
契約書・請求書・過去メールが残っているか
1．まず本当に連絡が取れない状態なのか確認する
最初に確認したいのは、単に返事が遅れているだけなのか、それとも制作会社そのものと連絡が取れなくなっているのかという点です。
担当者が休暇中だったり、退職していたり、メールが届いていなかったりする場合もあります。
これまで使っていた連絡先だけでなく、会社の代表窓口なども確認してみましょう。
確認する連絡先
これまで利用していた直接の連絡先
担当者以外の窓口にも確認
公式サイトや契約書記載の番号
Webサイト上の正式な問い合わせ窓口
契約時に指定された窓口も確認
いつ、どの方法で連絡したのかを簡単に記録しておくと、後から状況を整理しやすくなります。
「返事が遅い」のか「制作会社そのものと連絡できない」のかによって、その後の対応は変わります。
2．現在ホームページが正常に表示されているか確認する
制作会社と連絡が取れない場合は、まず現在のホームページが正常に表示されているか確認します。
見た目だけでなく、問い合わせフォームなども実際に動作するか確認してみてください。
通常どおり表示されるか
リンク切れやエラーがないか
画像抜けや表示崩れがないか
実際に送信して届くか
スマホでも正常に利用できるか
ホームページが表示されない、フォームが使えないなどの問題がある場合は、通常の更新よりも優先して対応する必要があります。
3．ドメインの契約情報を確認する
次に確認したいのがドメインです。
ドメインとは、ホームページのURLに使われている「○○.com」「○○.jp」などの部分です。
制作会社と連絡が取れなくなっても、ドメインの契約が自社名義で、管理情報が分かっていれば、今後の管理を引き継げる可能性があります。
ドメインで確認したい5項目
どのサービスで取得しているか
自社・代表者・制作会社のどれか
ID・パスワードが分かるか
更新費用を誰が支払っているか
次回の契約更新日はいつか
注意：ドメインの更新が止まると、ホームページだけでなく、そのドメインを使っているメールにも影響する場合があります。
4．サーバーの契約情報を確認する
ホームページのデータは通常、サーバーに保存されています。
制作会社がサーバーを管理している場合もあれば、自社で直接契約している場合もあります。
契約書、請求書、過去のメールなどを確認して、利用しているサーバー会社が分かるか確認してみましょう。
どこのサービスを利用しているか
契約者が誰になっているか
ログイン情報が分かるか
ホームページデータへ接続できるか
更新日と支払い方法を確認
データを戻せる状態になっているか
サーバー情報が確認できれば、別の制作会社が現在のホームページの状態を詳しく調査できる可能性が高くなります。
5．WordPressなどの管理画面へ入れるか確認する
WordPressなどを使っている場合は、管理画面へログインできるか確認します。
管理者権限でログインできれば、ページや投稿の修正だけでなく、現在使われているテーマやプラグインなどを確認できる場合があります。
ただし、管理画面へ入れるからといって、すべての問題を解決できるとは限りません。
サイトによってはサーバー側の確認が必要だったり、独自のプログラムが使われていたりすることもあります。
WordPressのログイン情報だけでなく、ドメイン・サーバー・契約内容まで合わせて確認すると、引き継ぎの可否を判断しやすくなります。
WordPressの管理画面URLやID・パスワードも分からない場合は、「WordPressのログイン情報が分からないときの確認方法」も参考にしてください。
6．契約書や過去のメールを探す
管理情報が分からない場合でも、すぐに諦める必要はありません。
制作当時の契約書、請求書、メールなどに、サーバーやドメインの情報が残っていることがあります。
まずは社内に次のような資料がないか確認してみましょう。
社内で探してみたい資料
すべて揃っていなくても、「何が分かっていて、何が分からないのか」を整理するだけでも次の対応を決めやすくなります。
7．連絡が取れないまま放置しない
ホームページが今は正常に表示されているからといって、そのまま放置してよいとは限りません。
制作会社と連絡が取れない状態では、将来トラブルが起きたときに対応する人がいなくなる可能性があります。
放置した場合に考えられる問題
料金・営業時間・サービス内容などが古いままになる
問い合わせ機会を失う可能性がある
サーバートラブル時に対応者がいない
ドメイン・サーバー失効のリスク
WordPress等が古いままになる
問題が起きてからでは復旧が難しい場合もある
問題が起きてから慌てるのではなく、正常に動いているうちに管理状況を確認しておくことが大切です。
8．別の制作会社へ引き継げる場合があります
元の制作会社と連絡が取れなくても、現在のホームページの状態や管理情報によっては、別の制作会社へ修正や管理を引き継げる場合があります。
引き継ぎ方法は一つではありません。
今のホームページをそのまま引き継ぐ
現在のサイトを活かし、管理・更新担当だけ変更します。
必要な部分だけ修正する
文章、写真、フォーム、WordPressなど必要な箇所だけ対応します。
保守・管理だけ変更する
現在の環境を残したまま管理担当を変更する方法です。
管理環境を整理する
ドメインやサーバーの契約・管理方法を整理します。
必要に応じて移転する
現在のサーバーを継続できない場合は、新しい環境へ移すこともあります。
一方で、管理情報が取得できない、データを取り出せない、サイトの仕組みが非常に古いなどの理由から、作り直した方が現実的な場合もあります。
そのため、最初から「修正できる」「作り直すしかない」と決めるのではなく、まず現状を確認してもらうことが重要です。
別会社へ依頼する場合でも、現在のホームページの仕組みや契約状況によって対応方法は変わります。最初に現状確認が必要になることがあります。
現在の制作会社へ依頼できなくても、ホームページの状態や管理情報によっては別の会社が対応できる場合があります。詳しくは、「他社が作ったホームページは修正できる？制作会社を変更するときの確認ポイント」をご覧ください。
9．「別の会社へ相談したら、すぐ契約になる？」という不安について
制作会社と連絡が取れなくなり、新しい会社を探していても、問い合わせること自体に不安を感じる場合があります。
相談する前に気になりやすいこと
こうした点は、問い合わせる前に確認できる会社を選ぶと安心です。
10．Future Eyesへ相談した場合は、このように確認します
Future Eyesへご相談いただく場合、最初からサーバーやWordPressの情報をすべて揃えていただく必要はありません。
「制作会社から返事がない」「更新できない」など、分かる範囲で構いません。
サイトが正常か、どのような仕組みか、確認できる範囲を整理します。
ドメイン、サーバー、WordPressなど、必要な情報があればその理由とともにご案内します。
そのまま引き継げるか、部分修正で済むか、別の対応が必要かを整理します。
内容をご確認いただき、ご依頼となった場合に作業へ進みます。
問い合わせ ＝ その場で発注、ではありません。
まず現在の状況と、どのような対応ができるかを確認してから判断できます。
11．最初から全部の管理情報を渡す必要はありません
まずはホームページのURLだけでも確認を始められます。
公開状態を確認し、さらに調査が必要な場合に、WordPressやサーバーなど必要な情報をご案内します。
管理情報が分からないこと自体が、相談できない理由になるわけではありません。
12．まとめ｜制作会社と連絡が取れないときは、まず現在の管理状況を確認する
ホームページ制作会社と連絡が取れなくなった場合でも、すぐにホームページを諦めたり、全部作り直したりする必要があるとは限りません。
まずは現在の状況と、手元にある管理情報を確認してみましょう。
最終チェック
すべての情報が揃っていなくても、現在分かっていることを整理することで、次に何を確認すればよいか見えてくる場合があります。
制作会社と連絡が取れずお困りの場合
「このホームページ、今後どうすればいい？」
という段階からご相談いただけます。
管理情報がすべて揃っていなくても構いません。まず現在のホームページURLと、制作会社とどのような状況になっているかをお知らせください。
現在の状況と対応方法を確認したうえで、ご依頼するか判断できます。
ホームページのことでお困りの方へ
ホームページの困りごとを
仕事のIT専門の便利屋に相談する
修正できない、管理情報が分からない、制作会社と連絡が取れないなど、状況をうまく説明できなくても大丈夫です。まず現在の状態を確認し、対応範囲を切り分けます。
