ホームページの担当者がいない会社はどう管理すればいい？

「ホームページはあるけれど、社内に担当者がいない」「誰が更新するのか決まっていない」。特に専任のWeb担当者を置くことが難しい会社では、このような状態になることがあります。しかし、ホームページを管理するために必ず専任担当者を置かなければならないわけではありません。大切なのは、社内で行うことと外部へ任せることを整理し、必要なときに対応できる状態を作っておくことです。

1．ホームページ担当者がいない会社は珍しくありません

会社によっては、ホームページだけを担当する社員を置くことが難しい場合があります。

総務や営業の担当者が兼任していたり、社長自身が制作会社とやり取りしていたりするケースもあります。

そのため、「専任の担当者がいないこと」そのものが問題というわけではありません。

問題になりやすいのは、ホームページについて誰も状況を把握していない状態です。

• 誰に修正を頼めばよいのか分からない
• 管理画面のIDやパスワードが分からない
• サーバーやドメインの契約先が分からない
• 問い合わせフォームが正常に動いているか分からない
• 制作会社との契約内容が分からない
• 何年もホームページを確認していない

2．まず社内の窓口を一人決める

ホームページに詳しい人がいなくても、社内の窓口となる人は決めておいた方が管理しやすくなります。

この人がホームページを制作したり、専門的な作業をしたりする必要はありません。

たとえば、次のような役割を担当します。

• ホームページに変更が必要か確認する
• 社内から修正内容を集める
• 制作会社や管理会社へ連絡する
• 契約や管理情報の保管場所を把握する
• 問い合わせフォームなどの状況を確認する

「ホームページを直せる人」ではなく、「ホームページについて誰に聞けばよいか分かる人」を決めるイメージです。

3．ホームページに関する情報を会社で管理する

担当者がいない会社ほど、ホームページに関する情報を個人任せにしないことが重要です。

以前の担当者や社長しか情報を知らない状態では、担当変更や退職などをきっかけに管理できなくなることがあります。

最低限、次のような情報について「どこに保管されているか」を把握しておきましょう。

• WordPressなどの管理画面情報
• サーバーの契約情報
• ドメインの管理情報
• 制作会社や管理会社の連絡先
• 保守や管理についての契約内容
• ホームページ制作時の資料
• バックアップについての情報

IDやパスワードそのものを誰でも見られる状態にする必要はありません。

重要なのは、必要になったときに会社として確認できる管理方法を決めておくことです。

4．自社で行うことと外部へ任せることを分ける

ホームページの管理をすべて社内で行う必要はありません。

会社で簡単にできることと、専門的な知識が必要なことを分けて考えると管理しやすくなります。

たとえば、掲載する文章や写真を用意するところまでは自社で行い、実際の修正作業を外部へ依頼する方法があります。

反対に、WordPressの投稿機能などを利用して、簡単なお知らせだけ自社で更新し、難しい部分を制作会社へ任せる方法もあります。

• お知らせの更新は自社で行う
• 文章や写真だけ自社で準備する
• ページの修正は制作会社へ依頼する
• サーバーやWordPressの管理は外部へ任せる
• トラブルが起きたときだけ専門家へ相談する

自社の人数や業務量に合わせて、無理のない管理方法を決めることが大切です。

5．更新する情報を決めておく

ホームページ担当者がいないと、「何を更新すればよいのか分からない」という状態になりがちです。

すべてのページを頻繁に変更する必要はありません。

まずは、会社で変更があったときにホームページにも反映する必要がある情報を決めておきましょう。

• 住所や電話番号
• 営業時間や定休日
• 商品やサービス内容
• 料金や価格
• スタッフ情報
• 採用情報
• 実績や施工事例
• 休業や営業についてのお知らせ

「変更があったらホームページも確認する」というルールを作るだけでも、古い情報が残り続けることを防ぎやすくなります。

6．定期的にホームページを見る機会を作る

担当者がいない場合、ホームページを何年も誰も確認していないということがあります。

毎日確認する必要はありませんが、定期的に自社のホームページを見る機会を作っておくと安心です。

たとえば数か月に一度、次のようなところを確認します。

• ホームページが正常に表示されているか
• 掲載内容が現在の会社と合っているか
• リンク切れなどがないか
• 問い合わせフォームが利用できるか
• スマートフォンでも正常に見えるか
• 古いお知らせがそのままになっていないか

大がかりな点検ではなく、「今の会社の状態とホームページが合っているか」を見るだけでも構いません。

7．専門的な管理まで担当者に背負わせない

社内のホームページ担当者を決めた結果、その人がサーバーやWordPress、セキュリティなどについてすべて対応しなければならない状態になることがあります。

しかし、本来の仕事をしながら専門的なWeb管理まで覚えることが負担になる会社もあります。

特に、次のような内容は必要に応じて専門家へ任せることも検討できます。

• WordPress本体やプラグインなどの管理
• バックアップの確認
• サーバーに関する設定
• 表示や動作の不具合への対応
• 問い合わせフォームのトラブル
• ホームページが表示されない場合の調査

社内担当者の役割を「全部自分で直すこと」にしないことが、長く管理を続けるポイントです。

8．外部へ任せる場合も会社側で状況を把握しておく

ホームページの管理を外部の制作会社などへ任せる場合でも、会社側が何も知らなくてよいわけではありません。

少なくとも、どの会社へ何を依頼しているのか、どのような契約になっているのかは把握しておきましょう。

• ホームページを管理している会社
• 依頼できる作業の範囲
• 修正を依頼するときの連絡方法
• サーバーやドメインを誰が契約しているか
• 契約を終了するときに何を引き継げるか

すべてを外部へ任せる場合でも、会社としてホームページの管理状況を把握しておけば、制作会社の変更や担当者変更にも対応しやすくなります。

9．担当者が退職・異動しても困らない状態にする

ホームページ管理でよく困るのが、担当者の変更です。

一人の担当者だけが管理情報や制作会社とのやり取りを把握していると、その人が退職・異動したときに状況が分からなくなってしまいます。

担当者が変わっても最低限の情報を引き継げるようにしておきましょう。

• 管理情報の保管場所
• 制作会社などの連絡先
• 現在依頼している内容
• 定期的に行っている作業
• 更新するときの手順
• 困ったときの相談先

特定の人しか分からない状態をなくしておくことで、ホームページを会社の資産として管理しやすくなります。

まとめ

ホームページの専任担当者がいない会社でも、無理に専門知識を持つ社員を用意する必要はありません。

まずは、会社として管理できる状態を作ることから始めてみましょう。

• 社内の窓口となる人を決める
• ホームページの管理情報を会社で把握する
• 自社で行うことと外部へ任せることを分ける
• 変更時に更新する情報を決めておく
• 定期的にホームページを確認する
• 専門的な管理を一人の社員へ背負わせない
• 外部へ任せる場合も契約や管理状況を把握する
• 担当者が変わっても引き継げる状態にする

重要なのは「ホームページに詳しい人がいるか」ではなく、必要なときに情報を確認でき、適切な人へ対応を依頼できる状態になっていることです。社内ですべてを行うのが難しい場合は、必要な部分だけ外部の力を利用する方法もあります。

ここまで読んで、自社の場合が気になった方へ

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担当者がいないからといって、すぐに管理方法やホームページを大きく変える必要があるとは限りません。

まずは現在の状況を確認し、これから必要なことを整理してみましょう。

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