経営者のヒント
ホームページ制作会社と連絡が取れないときの対処法｜まず確認したい7つのこと
「ホームページを作った会社にメールしても返事がない」「電話をしてもつながらない」。そんな状態になると、修正や更新だけでなく、この先ホームページをどう管理すればよいのか不安になるものです。ただし、すぐに作り直さなければならないとは限りません。まずは今の状況と、手元に残っている管理情報を順番に確認していきましょう。
1．まず本当に連絡が取れない状態なのか確認する
最初に確認したいのは、単に返事が遅れているだけなのか、それとも制作会社そのものと連絡が取れなくなっているのかという点です。
担当者が休暇中だったり、退職していたり、メールが届いていなかったりする場合もあります。
まずは、これまで使っていた連絡先だけでなく、会社の代表窓口なども確認してみましょう。
- 担当者のメールアドレス
- 会社代表のメールアドレス
- 会社の電話番号
- 問い合わせフォーム
- 契約書などに記載された連絡先
いつ、どの方法で連絡したのかを簡単に記録しておくと、後から状況を整理しやすくなります。
「返事が遅い」のか「制作会社そのものと連絡できない」のかによって、その後の対応は変わります。
2．現在ホームページが正常に表示されているか確認する
制作会社と連絡が取れない場合は、まず現在のホームページが正常に表示されているか確認します。
見た目だけでなく、問い合わせフォームなども実際に動作するか確認してみてください。
- トップページが表示されるか
- 各ページが正常に開くか
- 画像が正しく表示されているか
- 問い合わせフォームが送信できるか
- スマートフォンでも問題なく表示されるか
ホームページ自体が表示されていない、問い合わせフォームが動かないなどの問題がある場合は、通常の更新よりも優先して対応する必要があります。
3．ドメインの契約情報を確認する
次に確認したいのがドメインです。
ドメインとは、ホームページのURLに使われている「○○.com」「○○.jp」などの部分です。
制作会社と連絡が取れなくなっても、ドメインの契約が自社名義で管理情報が分かっていれば、今後の管理を引き継げる可能性があります。
- どこの会社でドメインを取得しているか
- 契約名義は誰になっているか
- 管理画面のID・パスワードは分かるか
- 更新費用は誰が支払っているか
- 次回の更新時期はいつか
ドメインの更新が止まると、ホームページだけでなく、そのドメインを使っているメールにも影響する場合があります。
4．サーバーの契約情報を確認する
ホームページのデータは通常、サーバーに保存されています。
制作会社がサーバーを管理している場合もあれば、自社で直接契約している場合もあります。
契約書、請求書、過去のメールなどを確認して、利用しているサーバー会社が分かるか確認してみましょう。
- 利用しているサーバー会社
- サーバー契約の名義
- 管理画面のログイン情報
- FTPやSFTPなどの接続情報
- 契約更新日や支払い方法
- バックアップの有無
サーバー情報が確認できれば、別の制作会社が現在のホームページの状態を詳しく調査できる可能性が高くなります。
5．WordPressなどの管理画面へ入れるか確認する
WordPressなどを使っている場合は、管理画面へログインできるか確認します。
管理者権限でログインできれば、ページや投稿の修正だけでなく、現在使われているテーマやプラグインなどを確認できる場合があります。
ただし、管理画面へ入れるからといって、すべての問題を解決できるとは限りません。
サイトによってはサーバー側の確認が必要だったり、独自のプログラムが使われていたりすることもあります。
WordPressのログイン情報だけでなく、ドメイン・サーバー・契約内容まで合わせて確認すると、引き継ぎの可否を判断しやすくなります。
WordPressの管理画面URLやID・パスワードも分からない場合は、「WordPressのログイン情報が分からないときの確認方法」も参考にしてください。
6．契約書や過去のメールを探す
管理情報が分からない場合でも、すぐに諦める必要はありません。
制作当時の契約書、請求書、メールなどに、サーバーやドメインの情報が残っていることがあります。
まずは社内に次のような資料がないか確認してみましょう。
- ホームページ制作時の契約書
- 制作会社から届いた請求書
- サーバー会社からのメール
- ドメイン更新のお知らせ
- WordPressのログイン情報
- FTPなどの接続情報
- 制作会社との過去のメール
- ID・パスワードを管理している資料
すべて揃っていなくても、「何が分かっていて、何が分からないのか」を整理するだけでも次の対応を決めやすくなります。
7．連絡が取れないまま放置しない
ホームページが今は正常に表示されているからといって、そのまま放置してよいとは限りません。
制作会社と連絡が取れない状態では、将来トラブルが起きたときに対応する人がいなくなる可能性があります。
- ホームページの情報を更新できない
- 問い合わせフォームの不具合を直せない
- サーバー障害時に対応できない
- ドメインやサーバーの更新期限を把握できない
- WordPressなどのセキュリティ更新が止まる
- サイトが突然表示されなくなる可能性がある
問題が起きてから慌てるのではなく、正常に動いているうちに管理状況を確認しておくことが大切です。
8．別の制作会社へ引き継げる場合があります
元の制作会社と連絡が取れなくても、現在のホームページの状態や管理情報によっては、別の制作会社へ修正や管理を引き継げる場合があります。
たとえば、次のような対応が考えられます。
- 現在のホームページをそのまま引き継ぐ
- 必要な部分だけ修正する
- 保守や管理だけ別会社へ変更する
- サーバーやドメインの管理を整理する
- 必要に応じて別サーバーへ移転する
一方で、管理情報が取得できない、データを取り出せない、サイトの仕組みが非常に古いなどの理由から、作り直した方が現実的な場合もあります。
そのため、最初から「修正できる」「作り直すしかない」と決めるのではなく、まず現状を確認してもらうことが重要です。
別会社へ依頼する場合でも、現在のホームページの仕組みや契約状況によって対応方法は変わります。最初に現状調査が必要になることがあります。
現在の制作会社へ依頼できなくても、ホームページの状態や管理情報によっては別の会社が対応できる場合があります。詳しくは、「他社が作ったホームページは修正できる？制作会社を変更するときの確認ポイント」をご覧ください。
まとめ
ホームページ制作会社と連絡が取れなくなった場合でも、すぐにホームページを諦めたり、全部作り直したりする必要があるとは限りません。
まずは現在の状況と、手元にある管理情報を確認してみましょう。
- 別の連絡手段でも制作会社へ連絡したか
- 現在ホームページは正常に表示されているか
- ドメインの契約情報が分かるか
- サーバーの契約情報が分かるか
- WordPressなどの管理画面へログインできるか
- 契約書や過去のメールが残っているか
- 今後の管理を別会社へ引き継げるか
すべての情報が揃っていなくても、現在分かっていることを整理することで、次に何を確認すればよいか見えてくる場合があります。
ここまで読んで、自社の場合が気になった方へ
ホームページを作る前・見直す前に、
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問い合わせが来ないからといって、すぐにホームページを作り直す必要があるとは限りません。
まずは現在の状況を確認し、これから必要なことを整理してみましょう。
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