会社の独自ドメインメールが受信できない・送信できないときの確認ポイント

昨日まで使えていた会社のメールが突然受信できない、送信しても相手に届かない。
独自ドメインのメールを使っている会社では、このようなトラブルが起きることがあります。

メールのトラブルは、パソコンやメールソフトだけが原因とは限りません。
メールサーバー、ドメイン、DNS設定、容量、認証情報など、複数の箇所が関係している場合があります。

会社メールが使えないときは、設定を何度も変更する前に「どこまで正常に動いているか」を順番に確認することが大切です。

まず「受信できない」のか「送信できない」のかを分ける

最初に確認したいのは、受信と送信のどちらに問題があるかです。
同じメールトラブルでも、症状によって確認する場所が変わります。

他の端末でも同じ症状が起きるか確認する

1台のパソコンだけでメールが使えない場合は、Outlookなどメールソフト側の設定やパソコン側に原因がある可能性があります。

一方、社内の複数端末で同時に同じメールが使えない場合は、メールサーバーやドメイン側も確認する必要があります。

メールボックスの容量を確認する

メールサーバーの保存容量がいっぱいになると、新しいメールを受信できなくなることがあります。

特に長期間同じメールアドレスを利用していたり、大きな添付ファイルを頻繁に受信している場合は、容量を一度確認してみます。

パスワードやメール設定が変わっていないか確認する

メールアカウントのパスワードを変更した場合、パソコンやスマートフォン側にも新しい情報を設定する必要があります。

また、古いパソコンから新しいパソコンへ移行した後や、Outlookなどのメールソフトを設定し直した後に問題が起きている場合は、受信サーバー・送信サーバー・ユーザー名・パスワードなどを確認します。

「送信できるが相手に届かない」場合は別の問題も考える

送信ボタンを押してエラーが出ていなくても、相手側で迷惑メールと判断されている場合があります。

独自ドメインメールでは、DNSの設定やSPF・DKIMなど、送信元が正しいことを確認する仕組みも関係します。
「特定の相手にだけ届かない」「最近急に届かなくなった」という場合は、パソコンの設定だけでなくドメイン側も確認します。

サーバーやドメインの契約情報が分からない場合

中小企業では、ホームページやメールを設定した担当者が退職していたり、制作会社にすべて任せていて、どこのサーバーを使っているか分からないこともあります。

この場合、闇雲にメール設定を変更するより、まずドメインや現在のメール環境を確認し、どこで管理されているかを整理することが必要です。

設定を何度も変える前にバックアップと現状確認を

メールが使えないと、焦って設定やパスワードを何度も変更したくなります。
しかし、変更前の設定が分からなくなると、かえって原因の切り分けが難しくなることがあります。

現在の設定画面やエラーメッセージを保存し、何を変更したかを記録してから対応すると、復旧作業もしやすくなります。

自分では原因が分からない場合は、メール環境から調査できます

「サーバーが分からない」「設定情報が残っていない」「どこに頼めばよいか分からない」という場合でも、現在のドメインやエラー内容などから状況を確認できるケースがあります。